所謂采購的基礎管理，就是要解決采購管理由誰管、管什么、怎樣管的問題，也就是要解決采購管理的權限范圍、審批機制和決策程序問題。

一、由誰管：組建采購管理組織

采購管理組織，是采購管理最基本的組成部分，是采購業務行動的工作部。小企業應根據自身情況，本著精悍和高效的原則，不貪大求全，選擇踏實能干的人員，構建起合理的管理組織。

二 、管什么

1.采購需求分析：采購需求分析，就是根據企業狀況，弄清需要采購什么、采購多少、什么時候采購、怎樣采購的問題，制定需求計劃，從為制定出科學合理的采購訂貨計劃做準備。2.采購資源市場分析：采購資源市場分析，即根據企業所需求的物資品種，分析資源市場的情況，包括資源分布情況、供應商情況、品種質量、價格情況、交通運輸情況等等。資源 市場分析的重點是供應商分析和品種分析。只有弄清了采購資源市場，才能制定合理的采購計劃。3.制定采購訂貨計劃：制定采購訂貨計劃，即根據采購需求品種情況和供應商的情況，制定出切實可行的采購訂貨計劃，具體解決何時訂貨、訂購什么、訂多少、向誰訂、怎樣訂、怎樣進貨、怎樣支付等問題。4.實施采購計劃：采購計劃實施，即把制定的采購訂貨計劃分配落實到人，并隨著項目的進展及時更新。具體包括聯系供應商、進行貿易談判、簽訂訂貨合同、運輸進貨、到貨驗收入庫、支付貨款以及善后處理等。5.采購評估與分析：采購評估，即在一次采購活動完全結束后，對這次采購情況的總結，也可以按月甚至每年舉行總結評估。6.采購監控：采購監控，即對采購活動進行的監控活動，包括對采購有關人員、采購資金、采購事務活動的監控。

三 、怎樣管

不同的企業由于管理機制不一樣，在采購管理上還會出現不同的采購機制，【智風績效】總結如下：1.基于采購的采購管理機制就是采購的一切環節，包括采購什么、采購多少、什么時候采購、怎樣采購等，都按照規定進行。這種采購管理組織所作的工作，就是把收到的采購任務單整理一下，然后分配落實到各個采購員，督促各個采購員按時執行，并把采購回來的貨物送到各個需求者就可以了。這種采購管理機制不需要考慮市場、訂貨、供應商等情況，也不需要考慮物流優化、庫存量控制、降低采購成本等一系列問題。只要把他們需要采購的東西 采購回來，交給倉庫管理人員往倉庫里一放，其他的就可以不管了。采用這種機制，由于庫存、采購成本等情況不加考慮，容易造成成本費用的增加。2.基于生產的采購管理機制基于生產的采購管理機制，是為了生產需要而設立的采購管理組織。由于各個生產車間情況不同，且各個生產車間對彼此產品、技術、零部件、原材料等都不熟悉，由采購部門通過研究各個車間的需求規律，為各個車間統一制定訂 貨計劃。這種采購管理機制，采購管理組織不是簡單地管采購，它還要管生產，從整個企業生產部門的全體情況綜合考慮生產的需要，按照效益最大化的原則來制 定產品的自制或采購決策。根據這個決策所產生的采購需求來研究需求規律，制定采購任務計劃，進行采購。3.基于銷售的采購管理機制基于銷售的采購管理機制，也就是基于銷售市場的采購管理機制。它是為了滿足企業銷售的需要而設立的采購管理組織。這通常是適合在流通企業中設立的采購管理組織，也可以適合在一個生產企業(包括生產流通型企業)中設立的采購管理組織。這種采購管理機制的特點是，基于市場運作并立足于企業的銷售情況和根 本利益綜合考慮，來制定采購決策。以銷定供、或以銷定產再定供。采購管理機 制對采購管理人員的要求很高，但可保證企業效益的最大化和成本的最小化。這 種采購管理機制可有效地控制采購成本費用。